Ministero della Giustizia
Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria, del Personale e dei Servizi
Direzione Generale del Personale e della Formazione
Il Direttore Generale
nota 19 giugno 2020, prot. n. 7581.ID
“Fase Due” dell'emergenza epidemiologica da COVID-2019. Attività del personale in servizio presso gli Uffici NEP.
Premessa. Faccio seguito alle precedenti note n. 3490.U del 12 marzo 2020 e n. 5040.ID del 20 aprile 2020 e all'ampia ricognizione effettuata presso le singole realtà locali sull'intero territorio nazionale in merito alle questioni più rilevanti - nelle diverse, ma non necessariamente contrapposte, ottiche dei vari soggetti interessati (Capi degli Uffici, Consigli dell'Ordine, Personale Unep) - durante la attuale "Fase Due".
Le segnalazioni raccolte hanno evidenziato - con notevole omogeneità di risposta, nell'ambito di una costante dialettica rispettosa delle diverse prospettive, ma sempre attuata in chiave costruttiva - l'obiettivo primario, spesso raggiunto, di contemperare un ampliamento dell'apertura al pubblico degli Uffici (e, conseguentemente, in prospettiva, un incremento degli atti introitati e lavorati ogni giorno) con il mantenimento, e semmai il perfezionamento, delle misure di contrasto alla diffusione del virus, sino ad ora scrupolosamente osservate.
Corre l'obbligo di segnalare come gli scenari emersi da questo approfondito confronto disegnino una realtà connotata pressoché ovunque dalla leale e fattiva collaborazione di tutti gli interlocutori istituzionali, ben diversa dall'ipotesi di aspra e inconciliabile contrapposizione suggerita da taluni interventi mediatici.
Attività giudiziaria e Fase Due. L'inizio della cosiddetta Fase Due, come preannunciata dal decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 26 aprile 2020, aveva già imposto una serie di articolate e profonde riflessioni preliminari, cristallizzate nelle Linee guida del capo del Dipartimento dell'organizzazione giudiziaria del 2 maggio 2020, prot. n. 70897.U, in merito al funzionamento e alla gestione delle risorse degli Uffici giudiziari durante questo cruciale passaggio, fisiologicamente transitorio, verso il ritorno alla normalità.
Da ultimo, una completa ricognizione del vigente quadro normativo e delle concrete prospettive operative nella gestione della Fase Due è chiaramente esposta nella Circolare del Capo del Dipartimento dell'organizzazione giudiziaria del 12 giugno 2020, alle cui premesse, indicazioni e raccomandazioni può integralmente rinviarsi in questa sede.
Orari di accesso per l'utenza esterna e lavoro agile. Ciò premesso, è giusto registrare con il massimo apprezzamento l'incremento degli orari di apertura degli sportelli per la ricezione e la consegna degli atti, disposto nella pressoché totalità degli Uffici, talora anche con apprezzabile estensione del servizio alle ore del primo pomeriggio.
Gli strumenti normativi e contrattuali che consentono forme di turnazione o di prolungamento sono peraltro già stati oggetto di ampia illustrazione nelle precedenti circolari dipartimentali (e, in particolare, nella più recente del 12 giugno, che dà conto anche dell'impatto sistematico della entrata in vigore della norma sulla necessaria rimodulazione del lavoro agile contenuta nell'articolo 263 del decreto-legge 19 maggio 2020, n. 34), la cui utilità si mantiene intatta in questo stadio avanzato della fase di graduale ripresa.
Cautele sanitarie e sociali. La Fase Due ha ereditato, seppure declinandole in misura meno stringente, la gran parte delle cautele nei contatti sociali già apprestate al fine di ridurre al massimo il rischio di contiguità personali astrattamente idonee a trasmettere il virus, a fronte della riacquistata piena libertà di movimento della collettività e, per quanto consta allo stato, delle attuali tendenze di diminuzione della virulenza della pandemia.
In questo senso, in ossequio alle disposizioni delle competenti Autorità sanitarie e conformemente alla richiamata Circolare DOG, risultano utilmente predisposti ovunque accorgimenti tali da garantire un ordinato accesso dell'utenza esterna (percorsi a senso unico, pluralità di accessi e di sportelli, barriere parafiato, etc.), secondo quanto consigliato o imposto anche dalle particolarità edilizie di ogni singola realtà locale. Del pari, gli Uffici hanno provveduto e provvederanno alla massima igienizzazione dei locali e dei materiali di cancelleria e al mantenimento della costante accessibilità di erogatori di disinfettanti per mani.
È peraltro presumibile che permanga in qualche misura una non trascurabile diversità di risposte e orientamenti sul punto da parte delle Autorità regionali e locali, non solo e non tanto per l'articolato panorama ordinamentale, ma soprattutto per la diversa evoluzione della curva dei contagi in genere dei fattori di rischio nelle diverse aree d'Italia.
Resta in ogni caso di primissimo rilievo ogni protezione fisica del personale NEP, specialmente in attività di servizio fuori sede (con particolare riguardo alle competenze in tema di esecuzione, nell'ambito delle quali è più frequente la possibilità di un contatto prolungato in ambienti ristretti), a tutela dei dipendenti e - tramite loro - anche dell'intera collettività. Si conferma allora la necessità, anche previa interlocuzione con le competenti articolazioni dell'Amministrazione centrale, di dotare il personale di ogni dispositivo di protezione individuale adeguato alle circostanze del caso concreto (ad esempio, oltre alle mascherine, guanti o visiere protettive in PVC o altri materiali), in ogni caso sempre adeguandosi alle indicazioni tecniche dell'Autorità sanitaria, anche formalizzate in protocolli locali.
Cautele informative. Per quanto concerne invece le precauzioni di natura schiettamente informativa e preliminare, finalizzate allo svolgimento di attività all'esterno, rispetto a quanto esposto nella precedente circolare del 12 marzo 2020, occorre prendere atto che il Garante per la protezione dei dati personali si è espresso sul punto nei seguenti termini testuali: «Come è noto, le disposizioni d'urgenza adottate nel corso delle ultime settimane prevedono interventi emergenziali che implicano il trattamento dei dati personali. In particolare, tali disposizioni prevedono, da un lato, che le amministrazioni pubbliche possano effettuare tutti i trattamenti di dati personali che risultino necessari all'espletamento delle funzioni attribuitegli nell'ambito dell'emergenza determinata dal diffondersi del COVID-19, dall'altro, che siano, comunque, adottate le misure necessarie a garantire il rispetto dei principi previsti dall'art. 5 del Regolamento (cfr. OdPC n. 630/2020 e il d.l. n. 14/2020, art. 14, ora art. 17-bis, d.l. n. 18/2020).
Alla luce della predetta normativa, si ritiene che la "disponibilità" degli elenchi detenuti dalle Aziende sanitarie "delle persone positive" o in isolamento domiciliare fiduciario dei destinatari o dei conviventi dei destinatari degli atti giudiziari ai predetti Uffici N.E.P. non possa essere ricondotta alle comunicazioni disciplinate dall'art. 17- bis del d.l. n. 18/20, in quanto non necessaria per l'espletamento delle funzioni attribuite ai predetti Uffici e per la protezione dal contagio del personale addetto alle notifiche.
Nel contemperamento tra la tutela dei diritti degli interessati e la tutela della salute del personale UNEP, va tenuto in considerazione infatti che, ad oggi, non è stata effettuata alcuna mappatura dell'intera popolazione in merito al contagio da COVID-19. Pertanto i Tribunali, coerentemente a quanto raccomandato dall’ISS, fino al perdurare dell'emergenza in corso, devono adottare le misure di protezione individuale disposte dal Governo per i lavoratori a contatto con il pubblico, nei confronti di tutti gli operatori Unep e non solo di quelli che accedono a locali ove risiede una persona accertata Covid 19, in quanto lo stato di positività al Coronavirus del destinatario dell'atto potrebbe non essere stata ancora accertata.
Il contenimento del contagio e la protezione degli ufficiali giudiziari non risultano essere assicurate infatti dalla conoscenza dell’eventuale stato di salute dei soggetti cui notificare atti giudiziari, ma, come ribadito dalle disposizioni vigenti, dall’uso di adeguati dispositivi di protezione individuale.
A tali considerazioni si aggiungono quelle relative al costante e difficile aggiornamento dei predetti elenchi, in quanto in continua implementazione da parte delle diverse strutture sanitarie insistenti sul territorio.
Acquisendo gli elenchi dei soggetti posti in isolamento, infatti, i tribunali dovrebbero assolvere anche al difficile compito di assicurare la correttezza e l'aggiornamento dei dati ivi contenuti, alfine di non esporre gli interessati ai numerosi rischi derivanti dalla violazione del principio di esattezza».
Questa Direzione Generale procederà ad ogni utile interlocuzione con il Garante, dichiaratosi disponibile al confronto sul punto, onde verificare ogni utile soluzione che consenta lo svolgimento dei compiti di ufficio, assicurando, al contempo, la protezione dal contagio e la tutela della riservatezza.
Gli Uffici saranno tempestivamente aggiornati di ogni ulteriore dato rilevante in materia.
Interlocuzione programmata con l'utenza. Risulta avere avuto una notevole diffusione l'adozione di applicativi o piattaforme telematiche, realizzati anche con il fondamentale contributo degli Organismi forensi, diretti a garantire una ordinata calendarizzazione degli accessi con la speculare possibilità per gli utenti esterni di prenotare per tempo gli appuntamenti in sede.
Il giudizio su tale misura organizzativa non può che essere pienamente favorevole.
È opportuno specificare ulteriormente in questa circolare che la Direzione Generale dei Servizi Informativi Automatizzati sta procedendo all'analisi di un unico software di questo tipo, per tutti gli Uffici di tutti i Distretti, non necessariamente limitato al periodo di contenimento dei rischi di contagio.
Prassi virtuose. Vale la pena di evidenziare, per la loro astratta possibilità di reiterazione anche in altre sedi, alcune soluzioni operative che hanno raggiunto obiettivi più che 3
apprezzabili di snellimento procedurale e di ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse disponibili.
Per la notifica in forma massiva di atti a soggetti istituzionali, tradizionalmente destinatari di un altissimo numero di atti (ad esempio, Enti locali o Istituti previdenziali), sono stati conclusi accordi, anche informali, diretti a fissare giorni e orari fissi per l'attività di notificazione, così da poter accedere, in tranquillità e con tutte le cautele del caso, ad Uffici spesso non ancora aperti al pubblico ovvero aperti solo per finestre temporali molto limitate.
Allo stesso modo, alcuni Uffici NEP hanno riservato segmenti di orario o appositi sportelli dedicati esclusivamente ai soggetti che richiedono costantemente un rilevante numero di notifiche (ad esempio, difensori di enti di riscossione).
Laddove la specifica realtà edilizia lo ha consentito, è stata introdotta la prassi (o ne è stata estesa l'applicazione) di utilizzare caselle personali per i singoli legali (o per interi studi) collocate in aree accessibili e sufficientemente ampie all'interno dei locali, dove lasciare o ritirare i propri atti (anche con successiva comunicazione per via telematica degli estremi formali della ricezione).
D'altronde, è stata registrata dalla stessa Avvocatura una tendenza inequivoca di aumento delle notifiche in proprio (strumento che sino ad ora aveva avuto una limitata diffusione pratica).
Profili processuali. Ogni considerazione in materia di requisiti per l'accettazione di un atto, per il riconoscimento dell'urgenza e per l'esecuzione della notifica richiesta a mezzo del servizio postale ovvero "a mani" è rimessa alla esclusiva competenza dell'Autorità giudiziaria, la quale, oltre evidentemente al dato normativo, valuterà anche tutte le peculiarità del contesto locale.
Questa Direzione generale resta ovviamente a disposizione per ogni attività a supporto dell'organizzazione e del funzionamento di tali servizi.
Conclusioni. Come intuibile, pur nelle peculiarità proprie del settore NEP, molte delle problematiche affrontate - e, spesso, ripetiamolo, positivamente risolte - presentano profili e caratteristiche ampiamente esportabili anche presso le altre articolazioni degli Uffici, mentre si sta cercando di traghettare il Paese verso l'auspicato ritorno alla normalità.
È stato necessario ripensare, in tutto o in parte, molti paradigmi tradizionali, ridisegnando i precedenti moduli organizzativi con l'individuazione di nuovi processi di lavoro, a completamento, e forse talora in sostituzione, dei precedenti (che, a volte, sono stati ereditati e portati avanti senza una concreta consapevolezza degli ampi margini di miglioramento in termini di efficienza e di efficacia). Tutto ciò non potrà che costituire una lezione illuminante per il futuro: non tutto quello che abbiamo faticosamente imparato - e che stiamo tuttora imparando -in questa esperienza, durissima per i lavoratori e drammatica per il Paese, dovrà andare perduto.
Sento, in ogni caso, il dovere di ringraziare ancora una volta tutto il personale NEP per l'impegno e la professionalità dimostrati in questi frangenti difficili e complicati da un punto di vista professionale e personale.
Il Direttore Generale
Alessandro Leopizzi