Ministero delle politiche agricole alimentari e forestali
DIPARTIMENTO DELLE POLITICHE COMPETITIVE, DELLA QUALITA' AGROALIMENTARE, DELLA PESCA E DELL'IPPICA
Il Capo Dipartimento

 

Alla Segreteria del Ministro
Al Gabinetto del Ministro
Al Dipartimento delle politiche europee e internazionali e dello sviluppo rurale
Alla Direzione generale delle politiche internazionali e dell'Unione europea
Alla Direzione Generale dello Sviluppo Rurale
Alla Direzione generale dell'economia montana e delle foreste
Alla Direzione Generale per la promozione della qualità agroalimentare e dell'ippica
Alla Direzione Generale della Pesca marittima e dell'acquacoltura
Alla Direzione generale degli affari generali e delle risorse umane e per i rapporti con le regioni e gli enti territoriali
A tutti i dirigenti del Mipaaf - sede via XX Settembre, 20
Agli RLS della sede di via XX settembre, 20
Alle OO.SS.
e, p.c.: All'I.C.Q.R.F.
 

Oggetto: Emergenza epidemiologica da COVID-19. Indicazioni urgenti per la prevenzione ed il contenimento della diffusione del virus COVID-19 e sulla presenza in sede.

L'articolo 263, comma 1, terzo periodo, del decreto-legge 19 maggio 2020, n. 34, convertito, con modificazioni, dalla legge di conversione 17 luglio 2020, n. 77 prevede che, in considerazione dell'evolversi della situazione epidemiologica, con uno o più decreti del Ministro per la pubblica amministrazione, possono essere stabilite modalità organizzative e fissati criteri e princìpi in materia di flessibilità del lavoro pubblico e di lavoro agile, anche prevedendo il conseguimento di precisi obiettivi quantitativi e qualitativi.
In attuazione della predetta disposizione legislativa nonché del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 ottobre 2020 e del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 18 ottobre 2020, è stato adottato, il Decreto del Ministro per la Pubblica Amministrazione del 19 ottobre 2020, in corso di registrazione, che ha stabilito le misure di organizzazione del lavoro pubblico nell'applicazione del lavoro agile, per realizzare la primaria esigenza della tutela della salute dei lavoratori e garantire la continuità ed efficienza dell'azione amministrativa.
Risulta pertanto necessario un aggiornamento delle vigenti disposizioni organizzative interne, al fine di favorire il raggiungimento degli effetti attesi dalle disposizioni governative per il contenimento della diffusione del contagio e, nel contempo, per assicurare la continuità istituzionale e la piena operatività del Ministero.
A questo fine, si evidenziano di seguito le misure di comportamento da osservare scrupolosamente in sede, nonché le misure di organizzazione del lavoro, come dettate dal Ministro per la Pubblica Amministrazione, da attuare già nell'immediato per realizzare le migliori condizioni di operatività delle strutture.
La presente nota - circolare è oggetto di preventiva informativa alle OO.SS.

Obbligo di indossare i dispositivi di protezione individuali (DPI) per le vie respiratorie forniti dall'Amministrazione
Si richiama l'attenzione sull'obbligo di indossare sempre, sia negli spazi chiusi (corridoi, stanze, bagni ecc.), sia nei luoghi all'aperto (cortili, parcheggi, terrazze), i dispositivi di protezione individuale, come da ultimo stabilito dal D.P.C.M. del 13 ottobre 2020.
L'Amministrazione rende disponibili, per tutti i lavoratori che accedono alla sede, due mascherine di tipo chirurgico al giorno, che il dipendente è tenuto ad indossare.
E' vietato l'utilizzo di DPI del dipendente non conformi agli standards richiesti (es: mascherine autoprodotte ecc.).
Tenuto conto delle specificità delle mansioni e delle attività espletate da ciascun dipendente, l'Amministrazione provvede altresì a dotare determinate figure professionali, maggiormente esposte al contatto con il pubblico (personale di ufficio passi, ufficio del Consegnatario, ufficio postale, portineria, autorimessa) di mascherine del tipo FFP2.
Ulteriori DPI (quali guanti monouso) sono forniti solo se previsti dallo specifico contesto operativo. Dovrà essere privilegiata una rigorosa e frequente igienizzazione delle mani.

Regole di comportamento in sede
Tutto il personale è, inoltre, invitato ad adottare i comportamenti igienico sanitari già comunicati dall'Amministrazione e, in particolare:
- lavare e asciugarsi bene le mani; utilizzare preferibilmente acqua e sapone per 40-60 secondi o un disinfettante per le mani per 20-30 secondi;
- evitare il contatto ravvicinato con persone;
- evitare abbracci e strette di mano;
- mantenere nei contatti sociali una distanza interpersonale di almeno un metro;
- evitare gli assembramenti;
- praticare l'igiene respiratoria (starnutire e/o tossire in un fazzoletto evitando il contatto delle mani con le secrezioni respiratorie); gettare il fazzoletto monouso, usato per il naso e/o per la bocca, nei cestini in dotazione: non abbandonare il fazzoletto utilizzato a terra o su superfici diverse;
- evitare l'uso promiscuo di bottiglie e bicchieri;
- non toccarsi occhi, naso e bocca con le mani;
- coprirsi bocca e naso se si starnutisce o tossisce;
- chiudere il coperchio/copri sedile prima di scaricare, dopo l'uso dei servizi igienici;
- preferire l'utilizzo delle scale a quello dell'ascensore sia in salita che in discesa; in caso di necessità, l'ascensore potrà essere utilizzato, ma da una persona per volta;
- limitare la permanenza nelle aree comuni, se non per il tempo strettamente necessario;
- sgomberare e mantenere tutte le superfici di lavoro libere da documenti e da qualsiasi suppellettile, non corrispondente agli strumenti di lavoro (hardware, tastiera, mouse, video-PC e simili), per consentire un'adeguata, approfondita e specifica attività di pulizia.

Misurazione temperatura corporea
Si ribadisce altresì l'obbligo di sottoporsi alla procedura del controllo della temperatura corporea prima dell'accesso alla sede ministeriale, presso il presidio della CRI posto all'ingresso di via XX Settembre, 20, dalle h. 7:00 sino alle h. 16:00.
Se tale temperatura risulterà superiore ai 37,5° C, non sarà consentito l'accesso ai luoghi di lavoro. Le persone in tale condizione saranno momentaneamente isolate e trattate.
L'Amministrazione assicura la tutela della riservatezza e della dignità delle persone nell'attuazione di tale misura.

Autoresponsabilità del dipendente in caso di sintomi
È fatto espresso divieto a tutto il personale affetto da sintomi influenzali potenzialmente riconducibili all'infezione da Covid-19 (febbre, tosse, congiuntivite, dispnea e simili) e per i dipendenti che, pur non presentando sintomi, abbiano avuto contatto con persona con test positivo al Covid-19, di presentarsi in servizio.
Il dipendente non può permanere nella sede ministeriale laddove, anche successivamente all'ingresso, sussistano condizioni di potenziale pericolo (sintomi di influenza, temperatura o notizia sopraggiunta di positività di persone risultate positive e con cui ha avuto un contatto nei giorni precedenti, ecc.). In tali casi, il dipendente deve informare tempestivamente e responsabilmente il datore di lavoro.
Tale obbligo di comunicazione sussiste anche in tutti i casi in cui i provvedimenti delle Autorità sanitarie impongono di informare il medico di famiglia e di rimanere al proprio domicilio.
Anche al di fuori del luogo di lavoro, i dipendenti che dovessero presentare sintomi, anche lievi, che possono essere indicativi di eventuale infezione, quali febbre, tosse, difficoltà respiratoria, stanchezza, dolori muscolari, devono informare il datore di lavoro.

Misure igieniche e di sanificazione degli ambienti
L'Amministrazione mette a disposizione idonei mezzi detergenti per la raccomandata frequente pulizia delle mani, sia nei servizi igienici, sia in ulteriori punti comuni di maggiore passaggio. L'Amministrazione assicura la pulizia giornaliera degli ambienti e delle aree comuni e di attesa dell'utenza, con particolare attenzione agli impianti di condizionamento e alle cd. superfici di contatto (pulsantiere degli ascensori, maniglie, distributori automatici, fotocopiatrici ecc.), nonché delle autovetture di servizio.
L'Amministrazione provvede, tramite operatori specializzati, alla sanificazione periodica, a cadenza settimanale, dei locali, degli ambienti e delle aree comuni mediante interventi specializzati e, qualora si verifichi un caso di positività al COVID-19 di un dipendente o di eventuale cittadino/utente che abbia avuto recente accesso agli spazi del Ministero, provvede alla chiusura della sede ai fini dello svolgimento delle operazioni straordinarie di pulizia e sanificazione dei locali interessati, secondo quanto previsto dalla circolare n. 5443 del 22 febbraio 2020 del Ministero della Salute e all'adozione di tutte le misure prescritte in caso di esposizione al contagio.

Procedure di accesso per fornitori e visitatori
L'accesso di fornitori e visitatori è consentita solo laddove assolutamente necessaria per l'attività istituzionale del Ministero.
L'accesso non è comunque consentito a coloro che hanno avuto stretti contatti con casi sospetti o confermati di COVID-19 negli ultimi quattordici giorni o hanno sintomi simil-influenzali come febbre, tosse, difficoltà respiratorie, raffreddore.
Pertanto, i visitatori esterni/fornitori dovranno provvedere a rilasciare autocertificazione in tal senso, secondo un modello che sarà messo a disposizione presso l'Ufficio Passi all'atto della procedura di richiesta di accesso.
I visitatori/fornitori all'atto dell'accesso e durante la permanenza nella sede ministeriale devono indossare adeguati DPI forniti dall'Amministrazione.

Obbligo di riunioni in videoconferenza
Le riunioni dovranno di regola svolgersi necessariamente in videoconferenza, salvo che, per l'esiguità del numero dei partecipanti o le dimensioni delle stanze, non sia assicurato il mantenimento della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro, come da ultimo ribadito dal DPCM del 13 ottobre 2020. In ogni caso le riunioni in presenza possono essere espletate solo per specifiche e motivate ragioni.

Sorveglianza sanitaria eccezionale e procedure per la gestione di casi positivi, contatti stretti e rientro in servizio e dei periodi di quarantena/isolamento domiciliare
Sull'applicazione della sorveglianza sanitaria eccezionale per le lavoratrici e i lavoratori c.d. fragili e sulle procedure di gestione del lavoratore con tampone positivo, dei contatti stretti e per la riammissione in servizio si rimanda integralmente a quanto disposto con nota-circolare interna prot. n. 9240919 del 14/10/2020, già diramata a tutto il personale.
Le misure ivi contemplate sono dettate in coerenza con le previsioni della Circolare congiunta del Ministero della Salute e del Lavoro n. 28877 del 4 settembre 2020 e secondo quanto disposto dalla Circolare del Ministero della Salute n. 32850 del 12/10/2020.
Secondo quanto disposto dal Decreto del Ministro per la Pubblica Amministrazione del 19 ottobre 2020, nei casi di quarantena con sorveglianza attiva o di isolamento domiciliare fiduciario, ivi compresi i casi di quarantena del figlio convivente, minore di anni quattordici, disposta dal Dipartimento di prevenzione della ASL territorialmente competente, come individuati dall'articolo 21-bis, commi 1 e 2, del D.L. n. 104/2020, conv. con mod. dalla legge 13 ottobre 2020, n. 126, il lavoratore che non si trovi comunque nella condizione di malattia certificata svolge la propria attività in modalità agile.
L'assenza dal servizio del lavoratore, necessaria per lo svolgimento degli accertamenti sanitari propri, o dei figli minorenni, disposti dall'autorità sanitaria competente per il Covid-19, è equiparata al servizio effettivamente prestato.

Lavoro Agile
Come ribadito Decreto del Ministro per la Pubblica Amministrazione del 19 ottobre 2020, il lavoro agile costituisce una delle modalità ordinarie di svolgimento della prestazione lavorativa ed è autorizzabile, sino al 31 dicembre 2020, anche in assenza dell'accordo individuale di cui all'articolo 19 della legge 22 maggio 2017, n. 81.
Di regola, i lavoratori alternano giornate di lavoro agile con giornate di lavoro in sede; tuttavia, tenuto conto dell'evolversi della situazione epidemiologica, risulta necessario assicurare in ogni caso le percentuali più elevate possibili di lavoro agile, compatibili con la qualità e l'effettività del servizio erogato.
Pertanto, si raccomanda di incentivare il più possibile, nell'immediato, il ricorso al lavoro agile e, nell'ottica della massima cautela, di limitare la permanenza in sede dei dipendenti alle attività che necessariamente devono essere svolte in ufficio o che comunque richiedono la presenza.
Si richiamano, al riguardo, i comportamenti organizzativi a cui i dirigenti sono tenuti in base all'art. 3 del Decreto del Ministro per la Pubblica Amministrazione del 19.10.2020, a mente del quale ciascun dirigente, con immediatezza:
“a. organizza il proprio ufficio assicurando, su base giornaliera, settimanale o plurisettimanale, lo svolgimento del lavoro agile almeno al cinquanta per cento del personale preposto alle attività che possono essere svolte secondo tale modalità, tenuto conto di quanto previsto al comma 3;
b. adotta, nei confronti dei dipendenti di cui all'articolo 21-bis, del decreto-legge 14 agosto 2020, n. 104, convertito, con modificazioni, dalla legge 13 ottobre 2020, n. 126, nonché, di norma, nei confronti dei lavoratori fragili ogni soluzione utile ad assicurare lo svolgimento di attività in modalità agile anche attraverso l'adibizione a diversa mansione ricompresa nella medesima categoria o area di inquadramento come definite dai contratti collettivi vigenti e lo svolgimento di specifiche attività di formazione professionale;
c. adotta, al proprio livello, le soluzioni organizzative necessarie per consentire lo svolgimento delle attività di formazione di cui alla lettera b) anche al personale che svolge attività di lavoro in presenza;
d. favorisce la rotazione del personale di cui alla lettera a), tesa ad assicurare, nell'arco temporale settimanale o plurisettimanale, un'equilibrata alternanza nello svolgimento dell‘attività in modalità agile e di quella in presenza, tenendo comunque conto delle prescrizioni sanitarie vigenti per il distanziamento interpersonale e adeguando la presenza dei lavoratori negli ambienti di lavoro a quanto stabilito nei protocolli di sicurezza e nei documenti di valutazione dei rischi;
e. tiene conto, nella rotazione di cui alla lettera d), ove i profili organizzativi lo consentano, delle eventuali disponibilità manifestate dai dipendenti per l'accesso alla modalità di lavoro agile, secondo criteri di priorità che considerino le condizioni di salute del dipendente e dei componenti del nucleo familiare di questi, della presenza nel medesimo nucleo di figli minori di quattordici anni, della distanza tra la zona di residenza o di domicilio e la sede di lavoro, nonché del numero e della tipologia dei mezzi di trasporto utilizzati e dei relativi tempi di percorrenza”.
In tale cornice organizzativa, si sottolinea l'assoluta ed inderogabile necessità di garantire la piena continuità nelle attività istituzionali, in considerazione del ruolo strategico di questa Amministrazione nel contesto emergenziale attuale.
Si ricorda, ad ogni buon fine, che lo smart working costituisce uno strumento che mira all'incremento della produttività ed efficienza del lavoro in termini di miglioramento della performance individuale ed organizzativa, a fronte della definizione di nuove modalità spazio-temporali di svolgimento della prestazione lavorativa.
A questo riguardo, si sottolinea come tale modalità di lavoro richieda lo sviluppo di una responsabilità di risultato piuttosto che di mera prestazione, la responsabilizzazione del personale - sia dirigente, sia non dirigente, la promozione e più ampia diffusione dell'utilizzo delle tecnologie digitali e la massima comunicazione e condivisione delle informazioni, per pervenire ad un miglioramento dei servizi e all'incremento della produttività e, nell'attuale situazione, alla massima tutela della salute di tutti i dipendenti.
Sotto questo profilo, i dirigenti sono chiamati ad operare un monitoraggio mirato e costante, in itinere ed ex-post, favorendo, con spirito di collaborazione, la valorizzazione delle risorse umane ma, allo stesso tempo, ponendo maggiore attenzione al raggiungimento degli obiettivi fissati e alla verifica dell'impatto sull'efficacia e sull'efficienza dell'azione amministrativa.
La Direzione generale AGRET assicura il supporto necessario per l'attuazione delle misure di cui sopra e, in particolare, garantisce l'utilizzo della connessione VPN e l'accesso a documenti condivisi in cloud attraverso applicativi Office, nonché ogni altro tipo di supporto utile per agevolare il migliore espletamento anche da remoto della prestazione lavorativa e, compatibilmente con le risorse finanziarie disponibili a legislazione vigente, i dispositivi informatici e digitali ritenuti necessari.
Sarà cura dello scrivente notiziare con immediatezza il Gabinetto del Ministro di tutte le ulteriori iniziative che si riterranno necessarie al fine di garantire la continuità dell'azione amministrativa ed istituzionale e il massimo livello di tutela della salute dei lavoratori.
 

Il Capo Dipartimento
Francesco Saverio Abate