Ministero della Giustizia
Ufficio Centrale degli Archivi Notarili
Il Direttore Generale
Prot.UCAN 06/11/2020 n.27783
Roma, 6 novembre 2020
Ai Dirigenti dell'Amministrazione
Ai Capi degli Archivi Notarili
Al Dirigente dell'ufficio Centrale del Bilancio - Sezione Archivi Notarili
OGGETTO: D.P.C.M. 3 novembre 2020 - Indicazioni in ordine alle misure di contenimento del rischio di contagio da COV1D-19 e all'incremento necessario del lavoro agile su tutto il territorio nazionale in relazione all'indice di emergenza epidemiologica.
Premessa
In considerazione della recrudescenza del fenomeno epidemiologico su tutto il territorio nazionale, in conformità al D.P.C.M. 3 novembre 2020 (recante ulteriori misure urgenti di contenimento del contagio da COV1D-19, efficace dal 6 novembre c.a.), questa Direzione intende fornire delle prime indicazioni, che implicano uno sforzo di attenzione ed iniziativa per preservare la salute dei dipendenti mirando, nel contempo, ad assicurare i livelli più elevati possibile di servizio ai cittadini.
A tal proposito si segnala che è stato avviato un confronto con le Organizzazioni sindacali per addivenire, ai sensi dell'art.7 del decreto 19 ottobre 2020 del Ministro della Pubblica Amministrazione, ad un accordo condiviso sul lavoro agile nell'attuale fase emergenziale.
Nelle more dell'adozione di tale accordo risulta indifferibile un intervento urgente, come peraltro emerso nel corso della call conference dello scorso 5 novembre, al fine di consentire a tutti gli uffici, struttura centrale ed Archivi notarili, di operare nell'immediato con livelli di maggiore sicurezza avuto riguardo, in particolare, alle aree geografiche in cui si riscontra un più elevato il rischio di contagio da Covid-19.
Premesso che la materia sarà più compiutamente disciplinata dall'accordo in questione, si ritiene opportuno prevedere nell'immediato, tenuto conto delle prescrizioni del D.P.C.M. 3 novembre 2020, interventi differenziati in ragione dei tre diversi livelli di rischio ivi indicati.
A) Indicazioni in ordine alle misure di contenimento del contagio da COVID-19
Ogni Ufficio applicherà, oltre alle disposizioni già in vigore, le misure urgenti di contenimento del contagio previste dall'art. 1 del DPCM sull'intero territorio nazionale e quelle poi previste dai successivi articoli 2 e 3 per le diverse aree.
Si osserva che, allo stato attuale, non risulta che siano stati assunti dalle autorità competenti provvedimenti di chiusura generalizzata degli uffici, neppure per le aree del territorio nazionale di cui all'articolo 3 del DPCM (c.d. "zona rossa"). Le misure adottate sono finalizzate alla tutela della salute del personale dipendente negli uffici, in particolar modo per chi opera nelle c.d. "zone rosse", ma non solo, mirando comunque a salvaguardare i servizi offerti ai cittadini.
In merito ad eventuali impossibilità di apertura dell'ufficio al pubblico, si rinvia al successivo paragrafo B).
Circa le prescrizioni di cui al DPCM del 3 novembre, si forniscono alcune indicazioni.
A mero titolo esemplificativo, le riunioni, l'attività di formazione, la partecipazione a convegni e a cerimonie pubbliche dovrà essere svolta con modalità a distanza.
Gli Uffici comunque individueranno il numero massimo di persone ammesse contemporaneamente nei locali aperti al pubblico, nel rispetto delle norme igienico -sanitarie, sulla base dei protocolli e delle linee vigenti e ne daranno comunicazione all'utenza; si impedirà all'utenza di sostare all'interno dei locali più del tempo necessario alla richiesta e fornitura dei servizi.
Inoltre i Capi di tutti gli Archivi notarili continueranno ad assumere idonee iniziative allo scopo di ridurre l'affluenza dell'utenza, anche di quella professionale, nelle sedi degli Archivi, incentivando, nel rispetto delle disposizioni vigenti e delle circolari emesse da questo Ufficio Centrale, la richiesta e l'erogazione dei servizi con modalità a distanza. Peraltro, si sottolinea che l'erogazione in via telematica dei servizi consente di soddisfare le esigenze dell'utenza interessata dalle importanti limitazione imposte agli spostamenti territoriali e all'utilizzo dei mezzi pubblici (per come previsti dal DPCM). Come per il passato, le SS.LL. informeranno gli Ordini professionali locali, che potranno essere interpellati in merito ad eventuali proposte di misure da adottare - delle iniziative intraprese.
Sempre allo scopo della tutela della salute, per il periodo emergenziale non sarà consentito - presso i servizi cassa degli Archivi che dispongono del POS - il pagamento in contanti. Per lo stesso motivo non saranno accettati pagamenti mediante assegni circolari, secondo le disposizioni già emanate da questo Ufficio. 1 servizi cassa verranno assicurati di regola solo nell'orario antimeridiano.
In merito alle Aree del territorio nazionale nelle c.d. zone rosse, si osserverà di disposto di cui al comma 4 lett. i), dell'articolo 3 del DPCM, che prescrive che "I datori di lavoro pubblico limitano la presenza del personale nei luoghi di lavoro per assicurare esclusivamente le attività che ritengono indifferibili, da svolgere in presenza, anche in ragione della gestione dell'emergenza; il personale non in presenza presta attività lavorativa in modalità agile”. Pertanto si richiamano le indicazioni impartite con la ministeriale 16 marzo 2020 prot. n. 8199, con cui questo Ufficio ha diramato le "Linee guida sull'individuazione di servizi e attività indifferibili", da svolgere in presenza.
Conseguentemente, ogni Ufficio incluso in "zone rosse" dovrà procedere con la massima urgenza ad individuare, come già avvenuto a suo tempo, le attività indifferibili da rendere necessariamente in presenza, tenendo conto del contesto esterno ed interno in cui opera. In merito agli adempimenti dei notai e ai versamenti di tasse e contributi potranno continuare ad osservarsi le attuali modalità, sempre che le stesse assicurino il rispetto della normativa igienico- sanitaria, non incidano in modo rilevante sull'affluenza nei locali aperti al pubblico. Ove ritenuto opportuno si adotteranno misure, sentiti i Consigli notarili competenti.
B) Lavoro agile e organizzazione degli Uffici
I) Aree del territorio nazionale caratterizzate da uno scenario di massima gravità e da un livello di rischio alto (art.3 DPCM 3 novembre 2020)
Rimandando per l'individuazione delle aree collocate nelle c.d. "zone rosse", alle ordinanze che di volta in volta saranno adottate dal Ministro della salute secondo le modalità indicate dal comma 1, dell'art. 3 del D.P.C.M. 3 novembre 2020, risulta necessario fin da subito limitare la presenza del personale nei luoghi di lavoro ricadenti in tali aree geografiche per assicurare esclusivamente le attività che ritengono indifferibili e che richiedono necessariamente tale presenza.
Laddove i Capi archivio dovessero riscontrare Soggettiva impossibilità di assicurare l'apertura al pubblico per carenza di personale o per l'impossibilità di garantire, sotto l'aspetto logistico, lo svolgimento del servizio nel rigoroso rispetto delle disposizioni dettate dalle autorità sanitarie, gli stessi, come per il passato, potranno adottare direttamente provvedimenti di chiusura del servizio al pubblico, limitazioni o temporanee modifiche all'orario di apertura.
Avranno cura, in tal caso, di darne diretta tempestiva comunicazione ai rispettivi Procuratori della Repubblica, ai Consigli Notarili distrettuali e agli Organi professionali territoriali, provvedendo, altresì, a trasmettere tempestivamente i provvedimenti adottati a questo Ufficio Centrale per la pubblicazione sul sito istituzionale e ad affiggere avviso di chiusura a beneficio dell'utenza.
Si raccomanda, inoltre, di adottare misure di ampia flessibilità e scaglionamento degli ingressi e ogni altra misura atta a scongiurare la presenza in locali comuni di un numero di persone tale da non poter rispettare le prescritte distanze, nonostante l'utilizzo di mascherine.
II) Aree caratterizzate da uno scenario di elevata gravità e da un livello di rischio alto (art.2 DPCM 3 novembre 2020)
Nelle arre rientranti nelle c.d. "zone arancione" individuate ai sensi del comma 1 dell'art. 2 del D.P.C.M. 3 novembre 2020, in considerazione dell'elevato livello di rischio che le caratterizza, si ritiene opportuno prevedere l'aumento di un ulteriore giorno a settimana portando a complessivi due giorni la prestazione in modalità di lavoro agile.
Tale misura appare al momento congrua nell'ottica di assicurare, secondo le indicazioni del richiamato DPCM, le percentuali più elevate possibili di lavoro agile compatibili con le potenzialità organizzative e con la qualità e l'effettività del servizio erogato.
Nel rimettere ai responsabili degli uffici le relative determinazioni, si fa presente che a questo Ufficio Centrale andranno trasmesse soltanto le particolari richieste per un numero superiori di giorni, supportate da specifiche e motivate esigenze di carattere personale o familiare, per le quali venga avanzata richiesta dai dipendenti.
Laddove la concomitante assenza di dipendenti dovesse comportare la necessità di chiudere o limitare il servizio al pubblico, le relative determinazioni sono rimesse ai responsabili degli uffici con le modalità di cui sopra.
III) Rimanenti Aree geografiche
Posto che in tali aree, rientranti secondo le attuali disposizioni nelle c.d. "zone gialle", sono ricomprese in via residuale tutte le altre realtà caratterizzate da un ordinario livello di rischio, si ritiene che la valutazione in ordine all'incremento di una ulteriore giornata della prestazione in modalità di lavoro agile debba essere rimessa al responsabile dell'ufficio sulla scorta delle specifiche motivazioni addotte dal personale e delle peculiari condizioni che caratterizzano il contesto lavorativo.
Tale modalità operativa risponde ad una duplice esigenza: adottare nell'immediatezza ogni utile determinazione al ricorrerne delle condizioni ed evitare, al tempo stesso, di gravare con l'adozione di singoli provvedimenti sul competente Servizio di questo Ufficio centrale quotidianamente impegnato nella gestione dell'attuale fase emergenziale e nel necessario supporto agli uffici attraverso il reperimento di personale con gli istituti dell'applicazione e del comando.
Si raccomanda vivamente agli uffici che ancora non vi abbiano provveduto di consentire al personale di avvalersi del lavoro agile con le modalità già indicate nelle ministeriali dell'11e 18 settembre scorsi, rimarcando ancora una volta come l'adozione ditale strumento, pur in presenza di criticità lavorative, risponda in questo delicato momento ad una logica strettamente emergenziale.
Il limitato ricorso al lavoro agile per gli uffici collocati nelle aree in esame non dovrebbe comportare, in linea di massima, problemi di limitazione del servizio al pubblico. Anche in questi casi, tuttavia, al ricorrerne delle esigenze potranno essere adottati direttamente i relativi provvedimenti con le predette modalità.
IV) Lavoratori fragili
Ferma restando la necessità di dare massima tutela a questi lavoratori, soggetti ad un più elevato livello di rischio in ragione delle problematiche di salute che gli stessi presentano, si ravvisa l'opportunità di richiamare le recenti indicazioni contenute nell'art. 2 del Decreto del Ministro della Pubblica Amministrazione del 19 ottobre 2020 per la loro individuazione: Il “lavoratore fragile” richiamato nel presente decreto viene definito tale con esclusivo riferimento alla situazione epidemiologica e va individuato nei soggetti in possesso di certificazione rilasciata dai competenti organi medico-legali, attestante una condizione di rischio derivante da immunodepressione o da esiti da patologie oncologiche o dallo svolgimento di relative terapie salvavita, ivi inclusi i lavoratori in possesso di riconoscimento di disabilità con connotazione di gravità ai sensi dell'art.3, comma 3, della legge 5 febbrato 1992, n. 104.
Tale certificazione andrà sottoposta al medico competente presente presso ogni struttura per le connesse determinazioni avuto riguardo alle peculiari problematiche di salute e alle specifiche condizioni ambientali e logistiche in cui si svolge ordinariamente la prestazione lavorativa.
In mancanza della certificazione dei competenti organi medico-legali (ipotesi che potrà verificarsi nell'attuale, delicata, fase in cui gli organismi sanitari sono chiamati ad un impegno senza precedenti) si ritiene che, nelle more dell'acquisizione della stessa, al medico competente possa essere sottoposta apposita certificazione del medico di medicina generale. Il lavoratore, in tal caso, sarà avviato al relativo programma di lavoro agile in attesa dell'integrazione della documentazione sanitaria prodotta.
Si raccomanda, con l'occasione, a tutti gli uffici che risultino al momento sprovvisti del medico competente di procedere con la massima urgenza all'individuazione di tale figura o, nell'ipotesi di scadenza, all'eventuale rinnovo o, comunque, all'attribuzione dell'incarico.
V) Particolari situazioni a seguito di provvedimenti dell'autorità sanitaria
Rinviando per tali situazioni alla più organica disamina che sarà contenuta nell'accordo in via di predisposizione, gli uffici osserveranno scrupolosamente le disposizioni dettate dalle competenti autorità sanitarie in tutti i casi di quarantena con sorveglianza attiva o di isolamento domiciliare fiduciario.
Laddove, anche a causa dell'enorme impatto dell'attuale fase emergenziale sulle strutture sanitarie, tali situazioni non dovessero essere sorrette da apposita certificazione o da specifica disposizione, questa Direzione ritiene comunque che debba essere favorito lo svolgimento dell'attività in modalità agile, secondo le indicazioni del più volte richiamato decreto del Ministro della Pubblica amministrazione, sia per venire incontro alle specifiche esigenze familiari del dipendente che per assicurare maggiori livelli di sicurezza alle strutture in cui gli stessi operano.
Tali peculiari situazioni, da documentare debitamente, saranno sottoposte con urgenza a questa Direzione dai responsabili degli uffici per le conseguenti determinazioni.
VI) Dati relativi al lavoro agile nei singoli uffici
La necessità di avere costantemente un quadro aggiornato delle prestazioni che vengono svolte nelle singole strutture in modalità di lavoro agile risponde, in primo luogo, ad una logica gestionale.
Tale esigenza, peraltro, si rende ancor più necessaria in considerazione del monitoraggio avviato dal Dipartimento della Funzione pubblica sull'attuazione del lavoro agile nelle pubbliche amministrazioni e che sarà oggetto di successiva nota a tutti gli uffici per l'acquisizione, in modo strutturato, dei dati richiesti.
Si prega, pertanto, di aggiornare costantemente i relativi dati in prospetti riassuntivi che diano conto dell'entità e dell'articolazione del lavoro agile per ogni singolo dipendente.
Nell'ottica della semplificazione ed al fine di non appesantire il flusso di atti in arrivo a questo Ufficio centrale, non andranno trasmessi i prospetti contenenti variazioni in ordine ai destinatari, alle attività o ai giorni di lavoro agile.
VII) Efficacia delle presenti disposizioni
Come indicato in premessa, le disposizioni date con la presente nota ministeriale intendono dettare le prime, urgenti, misure in attesa dell'adozione dell'accordo che sarà definito con le Organizzazioni sindacali nel quale la materia sarà disciplinata in maniera più organica e compiuta.
Si ritiene, conseguentemente, che le stesse operino fino all'adozione di tale accordo e che la relativa efficacia non possa, comunque, travalicare il termine del 3 dicembre 2020 fino al quale dispiegano gli effetti le misure di cui al DPCM del 3 novembre scorso che si allega in copia unitamente al Decreto del 4 novembre 2020 del Ministro della salute.
Si prega di portare a conoscenza della presente nota ministeriale tutto il personale dei rispettivi uffici anche assente a qualsiasi titolo.
Si ringrazia per collaborazione, confidando, in questa difficile fase, nel senso di responsabilità di ognuno.
IL DIRETTORE GENERALE
Renato Roman
Allegati
DPCM 3 novembre 2020 - Ulteriori disposizioni attuative del d.l. 25 marzo 2020, n. 19 convertito dalla l. 25 maggio 2020, n. 35 e del d.l. 16 maggio 2020, n. 33 convertito dalla l. 14 luglio 2020, n. 74
Ministero della Salute, Ordinanza 4 novembre 2020 - Ulteriori misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell'emergenza epidemiologica da COVID-19