ANPAL
Agenzia Nazionale Politiche Attive del Lavoro
Orientamenti sulle modalità di controllo della formazione a distanza finanziata dai Fondi interprofessionali in considerazione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19
Sommario
1.Analisi di contesto, obiettivi e contenuti
2.Le modalità di erogazione della formazione a distanza
3.I requisiti minimi strutturali e tecnologici
4.FAD sincrona e asincrona: principali caratteristiche
5.Normativa di riferimento
1. Analisi di contesto, obiettivi e contenuti
L’insorgenza dell’emergenza sanitaria da Covid-19 ha sin da subito presentato, anche in Italia, caratteristiche e dimensioni tali da superare i tradizionali canoni della complessità di fenomeno per attestarsi ad un livello di impatto e di diffusività degli effetti inimmaginabile e, per alcuni aspetti, ancora non del tutto circoscritto.
Lo scenario che viviamo attualmente vede modificate quasi tutte le attività umane, economiche e finanziarie con l’unico e predominante obiettivo di salvaguardare la salute degli individui e limitare il diffondersi del virus con l’adozione di comportamenti idonei ma inevitabilmente restrittivi o limitativi delle libertà conosciute.
Anche il sistema della formazione continua (programmata o in fase di programmazione) ha, perciò, subìto limitazioni significative dapprima con la sospensione delle attività formative previste nei territori indicati nel Decreto-Legge del 23 febbraio 2020 n. 6 "Misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19" e poi con la sospensione di tutte le attività formative in presenza a seguito della pubblicazione del DPCM del 4 marzo 2020 e delle ulteriori disposizioni e provvedimenti ad esso collegati.
L’unica opzione a disposizione, per evitare il blocco delle attività formative, è stata la promozione della formazione a distanza ossia di una modalità di erogazione della formazione che, avvalendosi delle più aggiornate tecnologie di comunicazione, garantisce da remoto gli stessi contenuti e risultati tipici della formazione d’aula o in presenza.
In particolare, nel periodo di emergenza sono risultate applicabili, laddove pertinenti, le previsioni relative alla deroga temporanea alle Linee Guida approvate dalla conferenza delle Regioni e delle Province Autonome il 25 luglio 2019 in materia di FAD/e-learning (Cfr. nota prot. n. 20/51/CR8/C9 del 31 marzo 2020) che prevedono, tra i diversi altri, l’eliminazione dei limiti percentuali relativamente alle ore di formazione erogabili in FAD asincrona, con la possibilità di modificare le ore di formazione "in presenza" in ore di formazione "a distanza".
Le indicazioni delle Autorità territoriali e nazionali hanno in parte guidato la reazione che i Fondi interprofessionali hanno avuto allo stato di crisi con la pronta sospensione delle attività formative in presenza e la sola prosecuzione di quelle erogate a distanza compatibilmente con i contenuti e gli obiettivi da conseguire, ma hanno anche innescato l’adozione, da parte dei suddetti Enti, di strumenti concreti a supporto delle imprese aderenti utili a mitigare gli effetti della pandemia.
Tuttavia, a fronte di un mutamento di scenario così repentino e impattante, permangono fra i protagonisti della formazione disorientamenti e zone d’ombra che l’Agenzia Nazionale per le Politiche Attive del Lavoro, in virtù delle note funzioni di competenza in merito alla vigilanza ed al monitoraggio sulla gestione dei Fondi paritetici interprofessionali nazionali per la formazione continua (cfr. l’art. 9, comma 1, lett. n.) del decreto legislativo 14 settembre 2015, n. 150) intende, col presente documento, cominciare a chiarire o dissipare, con l’avvertenza che si trattano argomenti e contesti in fieri per i quali l’aggiornamento o la revisione futura diventano imprescindibili.
Il presente documento, in via principale, fissa gli elementi minimi circa le modalità di controllo delle attività formative a distanza che i Fondi dovranno tradurre, al più opportuno livello di dettaglio, in specifici documenti per i loro aderenti.
L’impostazione ha tenuto conto del processo innovativo che sempre più, in questi anni, sta caratterizzando l'attività di formazione, alla luce di un crescente e maggiormente diffuso impiego delle nuove tecnologie informatiche nonché della accelerazione dettata negli ultimi mesi proprio dall’emergenza epidemiologica da COVID-19.
Il punto di partenza è costituito dai contributi sulle specifiche tematiche offerti dai Fondi Interprofessionali coinvolti da ANPAL in una informale pre-consultazione che ha evidenziato procedure già in atto, criticità applicative e possibili scenari evolutivi.
Il documento costituisce, pertanto, uno strumento di orientamento per le attività di controllo degli interventi formativi da parte dei Fondi e, pur fornendo informazioni di dettaglio in materia di formazione a distanza, non esaurisce il novero delle situazioni effettivamente realizzabili.
2. Le modalità di erogazione della formazione a distanza
Ai fini del presente documento si intende per formazione a distanza (FAD)¹ una attività di insegnamento/apprendimento caratterizzata da una situazione di non contiguità spaziale (e talvolta temporale) tra docenti e discenti e dall’utilizzo intenso e sistematico delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, con particolare riferimento all’utilizzo di Internet e di modalità di monitoraggio dell’utilizzo da parte dei discenti. Per E-learning si intende una specifica ed "evoluta" forma di FAD consistente in un modello di formazione in remoto caratterizzato da forme di interattività a distanza tra i discenti e i docenti e/o e-tutor e/o altri discenti, sia in modalità sincrona che asincrona.
La FAD può essere realizzata con diverse modalità, a seconda che vi sia o meno separazione temporale, oltre che spaziale, tra il momento dell’insegnamento e quello dell’apprendimento: la formazione sincrona e la formazione asincrona.
La FAD sincrona consiste nell'apprendimento di un gruppo di partecipanti, guidato da un formatore/docente, che avviene nello stesso luogo e al medesimo momento (formazione on-line o a distanza) con un programma di lezioni stabilito e tempi di accesso richiesti. In questa tipologia di formazione, i discenti ed i docenti interagiscono - c’è una vera interazione con le altre persone - in un luogo virtuale specifico e in un determinato momento. I metodi comuni di apprendimento per la FAD sincrona includono webinar e aule virtuali, videoconferenze, teleconferenze, chat dal vivo e lezioni in streaming dal vivo che devono essere visualizzate in tempo reale. Il vantaggio della formazione sincrona è la possibilità di interagire e chiedere chiarimenti.
La FAD asincrona consiste nello studio totalmente autonomo del materiale e-learning: videolezioni, podcast, testi, simulazioni, etc.. L’apprendimento avviene principalmente secondo la pianificazione del discente. Non c’è una vera interazione con le altre persone. I metodi più comuni di apprendimento on-line asincrono possono includere moduli di lezione autoguidati, contenuti video preregistrati, biblioteche virtuali, appunti di lezione e forum di discussione on-line o piattaforme di social media.
La FAD asincrona è uno strumento che permette un elevato grado di flessibilità e personalizzazione del processo formativo e consente di scegliere liberamente i contenuti e i tempi dello studio.
3. I requisiti minimi strutturali e tecnologici
In caso di utilizzo della FAD/E-learning da parte dei soggetti beneficiari delle risorse finanziarie di cui all’articolo 118 della legge 23 dicembre 2000 n. 388, il Fondo è tenuto a verificare che la formazione sia erogata attraverso piattaforme telematiche in grado di garantire il rilevamento delle presenze e fornire specifici output (report) che possano tracciare in maniera univoca la presenza dei discenti e dei docenti.
In particolare, l’attivazione di percorsi in modalità di Formazione A Distanza² deve essere autorizzata³ dal Fondo e subordinata all’acquisizione di informazioni dettagliate almeno su:
a) gli elementi identificativi del progetto formativo;
b) la descrizione delle modalità in cui si realizzerà l'interazione a distanza;
c) calendario, luoghi/orari di svolgimento dell'attività formativa e presenza di eventuali tutor multimediali;
d) le piattaforme telematiche utilizzate e la loro validazione da parte del Fondo;
e) le modalità di valutazione dell'apprendimento, laddove previste;
f) la documentazione delle attività mediante tenuta di registri e/o report automatici prodotti dai sistemi informativi.
Le piattaforme tecnologiche utilizzate per l’erogazione della formazione a distanza dovranno rispettare quanto previsto dal Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali 2016/679 (di seguito, anche solo "GDPR" o "Regolamento") e dal D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, c.d. Codice Privacy (come novellato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101), il cui obiettivo è quello di proteggere i diritti e le libertà fondamentali delle persone fisiche, in particolare il diritto alla protezione dei dati personali.
4. FAD sincrona e asincrona: principali caratteristiche
Per i corsi in modalità sincrona, anche nel rispetto dei diversi ordinamenti regionali, il Fondo deve poter accertare che:
- la piattaforma tecnologica individuata garantisca l’autenticazione e il tracciamento della presenza di docenti e discenti e la conseguente produzione di specifici report;
- i corsi siano ispezionabili da remoto e che venga tenuto il registro delle presenze on-line.
Il registro d’aula tradizionale in formato cartaceo ("registro aula in presenza") - si precisa - resta un adempimento obbligatorio, tuttavia, laddove disponibile, è possibile utilizzare un registro elettronico - idoneo a riportare i docenti, i referenti di piano, i partecipanti nonché il titolo del piano formativo e il relativo codice identificativo, l’eventuale titolo del progetto e, per ogni modulo/azione formativa, la data e l’orario di svolgimento. Il Fondo può, quindi, adottare sistemi di registrazione elettronica delle presenze che garantiscano il tracciamento di tutte le informazioni tradizionalmente contenute nei registri cartacei.
Il Fondo deve ricevere dal soggetto attuatore, prima dell’avvio dell’attività formativa, la comunicazione delle lezioni che si svolgeranno in modalità FAD, cui siano allegati:
1) un documento illustrativo di strumenti e modalità di gestione del servizio in modalità FAD, specificando, in caso, i moduli/azioni che realizzano gli obiettivi di apprendimento del piano formativo;
2) la descrizione delle modalità di valutazione dell'apprendimento durante il percorso di formazione a distanza, laddove previsti;
3) l’indicazione della piattaforma utilizzata e del web link nonché le credenziali per poter accedere da remoto all’aula virtuale da parte del personale addetto alle verifiche;
4) il calendario delle lezioni FAD e i docenti impegnati.
La piattaforma tecnologica individuata deve garantire, quindi, oltre all’autenticazione e al tracciamento della presenza di docenti e discenti, anche la conseguente generazione di specifici report - esportabili dalle piattaforme utilizzate - contenenti almeno: il titolo dell’azione con relativo ID, la data e l’orario della sessione formativa, il nome e il cognome del docente, il nome e il cognome di ciascun discente, l’orario di accesso e di uscita dalla connessione alla sessione formativa. I dati contenuti nel report d’aula virtuale devono corrispondere alle informazioni inserite nel registro.
In sede di verifiche in itinere, da effettuarsi di norma a campione, dovranno, quindi, essere fornite, oltre ai documenti caratteristici della visita ispettiva, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le seguenti informazioni:
- la denominazione della piattaforma/sistema di collegamento a distanza;
- l’indirizzo web;
- le credenziali di accesso per consentire di verificare la presenza del docente, dell’eventuale tutor, e dei discenti;
- i riferimenti dell’assistenza tecnica a cui rivolgersi per la risoluzione di eventuali problematiche di accesso alla piattaforma/sistema di collegamento a distanza.
Il Fondo deve, in ogni caso, adottare procedure che gli consentano di verificare che l’attività formativa dichiarata sia stata effettivamente realizzata.
Anche per quanto riguarda i corsi di formazione da svolgere in modalità asincrona il Fondo deve poter avere, da parte del soggetto attuatore, la garanzia del tracciamento dell'erogazione del servizio e la conseguente produzione di specifici report o evidenze di fruizione da parte degli allievi. La piattaforma tecnologica deve risultare idonea innanzitutto ad identificare in maniera univoca ciascun discente nonché ad erogare i corsi e consentirne la tracciabilità degli accessi ai moduli/azioni finanziati ed al relativo materiale formativo, registrando la data e l’ora di accesso e la permanenza in piattaforma per lo studio del materiale stesso.
Il report generato dalla piattaforma tecnologica - sia che si tratti di FAD sincrona che di FAD asincrona - è necessario che sia conservato dal soggetto attuatore per essere eventualmente esibito su richiesta del Fondo, anche in fase di rendicontazione del piano formativo.
Il Fondo deve, in ogni caso prevedere specifiche procedure (ad es. negli Avvisi, nelle Linee Guida o in altra documentazione) nonché individuare tutti gli elementi relativi al piano formativo svolto in modalità a distanza che consentano un effettivo e corretto controllo sulle piattaforme.
5. Normativa di riferimento
Per la redazione del presente documento si è tenuto conto della seguente normativa di riferimento:
- Decreto Legislativo n. 150/2015 del 14 settembre 2015;
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM) del 4 marzo 2020;
- Linee guida per l’utilizzo della modalità FAD/e learning nei percorsi formativi di accesso alle professioni regolamentate la cui formazione è in capo alle regioni e province autonome prot. n.19/140/CR8/C9 del 25 luglio 2019;
- Accordo fra le Regioni e le Province Autonome di Trento e Bolzano recante deroga temporanea alle linee guida approvate dalla conferenza delle regioni e delle province autonome il 25 luglio 2019 in materia di FAD/e-learning applicabile durante la fase di emergenza epidemiologica COVID 19 prot. n. 20/51/CR8/C9 del 31 marzo 2020.
e delle seguenti indicazioni operative da parte ANPAL:
- Nota prot. n. 3568 del 06/03/2020 e Nota prot. n. 3616 del 10/03/2020 aventi ad oggetto Progetti formativi Fse - formazione a distanza;
- Nota prot. n. 3617 del 10/03/2020 avente ad oggetto Attività formative finanziate dai Fondi interprofessionali: comunicazioni importanti sull’emergenza Coronavirus "COVID-19";
- Nota prot. n. 4111 del 26/03/2020 avente ad oggetto Fondi paritetici interprofessionali di cui all’art. 118 della legge n. 388 del 2000 - Chiarimenti in merito ai termini di approvazione del bilancio consuntivo relativo all’esercizio 2019 connessi all’emergenza epidemiologica da COVID-19;
- Nota prot. n. 4371 del 06/04/2020 avente ad oggetto Attività formative finanziate dai Fondi interprofessionali: comunicazioni importanti sull’emergenza Coronavirus "COVID-19" - Ulteriori indicazioni;
- Nota prot. n. 5692 del 08/06/2020 avente ad oggetto Attività formative finanziate dai Fondi interprofessionali: comunicazioni importanti sull’emergenza Coronavirus "COVID-19" - Ulteriori indicazioni a seguito delle Linee Guida per la riapertura delle Attività Economiche e Produttive - Nuovo coronavirus SARS-CoV-2;
- Nota prot. n. 10729 del 10/11/2020 avente ad oggetto Attività formative finanziate dai Fondi interprofessionali: comunicazioni importanti sull’emergenza Coronavirus "COVID 19" - Ulteriori indicazioni.
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¹ Cfr. Linee guida per l’utilizzo della modalità FAD/e learning nei percorsi formativi di accesso alle professioni regolamentate la cui formazione è in capo alle regioni e province autonome - prot. n. 19/140/CR8/C9 del 29 luglio 2019.
² Cfr. nota 1.
³ Sempre tenendo conto delle indicazioni fornite dalle autorità competenti nel periodo emergenziale.