Consiglio Nazionale delle Ricerche
Direzione Generale
Direttori di Dipartimento
Direttori di Istituto
Dirigenti/Responsabili degli Uffici dell’Amministrazione centrale
Presidenti delle aree territoriali di ricerca
e, p.c. Presidente CNR
Prof. Massimo INGUSCIO
LORO SEDI
Oggetto: Indicazioni operative sulla gestione dell’emergenza da corona virus in attuazione dell’art. 19, commi 1 e 2, del Decreto legge 2 marzo 2020, n. 9 e indicazioni in materia di protezione dei dati personali.
Com’è noto il Decreto Legge 2 marzo 2020 n. 9, recante “Misure urgenti di sostegno per famiglie, lavoratori e imprese connesse all'emergenza epidemiologica da COVID-19” all’art. 19, commi 1 e 2, ha previsto che: “1. Il periodo trascorso in malattia o in quarantena con sorveglianza attiva, o in permanenza domiciliare fiduciaria con sorveglianza attiva, dai dipendenti delle amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, dovuta al COVID-19, è equiparato al periodo di ricovero ospedaliero.
2. All'articolo 71, comma 1, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, al primo periodo, dopo le parole "di qualunque durata," sono aggiunte le seguenti: «ad esclusione di quelli relativi al ricovero ospedaliero in strutture del servizio sanitario nazionale per l'erogazione delle prestazioni rientranti nei livelli essenziali di assistenza (LEA)»”
Al fine di garantire il corretto trattamento dei dati personali delle categorie di dipendenti il cui stato di salute è ricompreso nelle fattispecie di cui all’art. 19 comma 1 e 2 del richiamato decreto, è disposta la seguente procedura:
1. Tutti i Direttori/Dirigenti/Responsabili dovranno approvare gli attestati di presenza utilizzando il codice covid19, codice generico per tutto il personale in lavoro agile secondo quanto già comunicato dal CNR compresi i dipendenti il cui stato di salute ricade nelle fattispecie di cui all’art. 19 comma 1 e 2;
2. Tutti i Direttori/Dirigenti/Responsabili, esclusivamente nel caso in cui sussista la fattispecie di cui all’art. 19 comma 1 e 2, successivamente alla definizione dell’attestato periodico di presenza, dovranno inviare al seguente indirizzo e-mail
Nel prospetto di cui al precedente punto 2, relativamente al mese di riferimento dell’attestato di presenza, e solo per:
a) il personale dipendente che risulti in malattia o in quarantena con sorveglianza attiva o in permanenza domiciliare fiduciaria con sorveglianza attiva collegati al coronavirus - comma 1;
b) il personale sottoposto a ricovero ospedaliero collegato al coronavirus - comma 2.
Dovranno essere riportate le seguenti informazioni:
✓ Codice Sede
✓ Matricola
✓ Cognome
✓ Nome
✓ Numero dei giorni in covid19 riferibili al richiamato art.19 comma 1 del Decreto Legge 2 marzo 2020, n.9 (di cui alla lettera a)
✓ Numero dei giorni in covid19 riferibili al richiamato art.19 comma 2 del Decreto Legge 2 marzo 2020, n.9 (di cui alla lettera b).
Al riguardo, l’Amministrazione, al fine di supportare il lavoro dei Direttori/Dirigenti/Responsabili, ha predisposto un format in formato Excel (all. 1), contenente le informazioni da fornire che dovrà essere compilato per ogni sede di lavoro, firmato digitalmente dai Direttori/Dirigenti/Responsabili e inviato con le modalità sopra descritte.
Si ribadisce che il prospetto di cui al precedente punto 2, dovrà essere compilato e inviato esclusivamente nel caso in cui sussistano le fattispecie di cui all’art. 19 comma 1 e 2 del citato Decreto Legge. Pertanto, si raccomandano i Direttori/Dirigenti/Responsabili a provvedere alla compilazione e all’invio dell’allegato anche relativamente all’attestato del mese di febbraio - già consolidato/consolidati.
Tale adempimento dovrà essere definito per tutta la durata della fase emergenziale, durata che potrà essere aggiornata in funzione dei provvedimenti governativi medio tempore intervenuti.
Come evidenziato nella normativa in materia, integralmente richiamata in premessa, il periodo trascorso dai dipendenti nelle condizioni di salute previste dal comma 1 dell’art. 19 del Decreto Legge 2 marzo 2020 n.9 (punto a) è equiparato a “periodo di ricovero ospedaliero ”.
Con l’occasione, a completamento delle precedenti comunicazioni, si invitano i Direttori/Dirigenti/Responsabili alla massima attenzione nell’adempimento degli obblighi in materia di protezione dei dati personali nel periodo di emergenza, con particolare riguardo:
1. all’istruzione dei soggetti preposti alla gestione del rapporto di lavoro con particolare riguardo ai dati forniti nella domanda di accesso al lavoro in forma agile e alla gestione delle motivazioni di assenza;
2. alle misure di sicurezza nella gestione dei dati personali particolari raccolti e trattati in relazione all’emergenza;
3. all’informativa ex art. 13 del Regolamento 2016/679 (UE) ai dipendenti sui trattamenti di cui al punto precedente anche con aggiornamenti in modo che siano chiare le basi giuridiche dei trattamenti derivanti dalla normativa d’emergenza, dalla gestione del rapporto di lavoro e dal rispetto delle normative in materia di protezione dei lavoratori nei luoghi di lavoro.
Si segnala a tal fine il provvedimento del Garante Privacy del 2 marzo 2020 (all.2) che fornisce indicazioni di cautela sulla raccolta di dati da parte dei datori di lavoro in relazione alle esigenze di prevenzione dalla diffusione del Coronavirus, invitando “tutti i titolari del trattamento ad attenersi scrupolosamente alle indicazioni fornite dal Ministero della salute e dalle istituzioni competenti per la prevenzione della diffusione del Coronavirus, senza effettuare iniziative autonome che prevedano la raccolta di dati anche sulla salute di utenti e lavoratori che non siano normativamente previste o disposte dagli organi competenti”.
Distinti saluti
IL DIRETTORE GENERALE
Allegato 2
Coronavirus: Garante Privacy, no a iniziative "fai da te" nella raccolta dei dati
Soggetti pubblici e privati devono attenersi alle indicazioni del Ministero della salute e delle istituzioni competenti
L’Ufficio sta ricevendo numerosi quesiti da parte di soggetti pubblici e privati in merito alla possibilità di raccogliere, all’atto della registrazione di visitatori e utenti, informazioni circa la presenza di sintomi da Coronavirus e notizie sugli ultimi spostamenti, come misura di prevenzione dal contagio. Analogamente, datori di lavoro pubblici e privati hanno chiesto al Garante la possibilità di acquisire una “autodichiarazione” da parte dei dipendenti in ordine all’assenza di sintomi influenzali, e vicende relative alla sfera privata.
Al riguardo, si segnala che la normativa d’urgenza adottata nelle ultime settimane prevede che chiunque negli ultimi 14 gg abbia soggiornato nelle zone a rischio epidemiologico, nonché nei comuni individuati dalle più recenti disposizioni normative, debba comunicarlo alla azienda sanitaria territoriale, anche per il tramite del medico di base, che provvederà agli accertamenti previsti come, ad esempio, l’isolamento fiduciario.
I datori di lavoro devono invece astenersi dal raccogliere, a priori e in modo sistematico e generalizzato, anche attraverso specifiche richieste al singolo lavoratore o indagini non consentite, informazioni sulla presenza di eventuali sintomi influenzali del lavoratore e dei suoi contatti più stretti o comunque rientranti nella sfera extra lavorativa.
La finalità di prevenzione dalla diffusione del Coronavirus deve infatti essere svolta da soggetti che istituzionalmente esercitano queste funzioni in modo qualificato.
L’accertamento e la raccolta di informazioni relative ai sintomi tipici del Coronavirus e alle informazioni sui recenti spostamenti di ogni individuo spettano agli operatori sanitari e al sistema attivato dalla protezione civile, che sono gli organi deputati a garantire il rispetto delle regole di sanità pubblica recentemente adottate.
Resta fermo l’obbligo del lavoratore di segnalare al datore di lavoro qualsiasi situazione di pericolo per la salute e la sicurezza sui luoghi di lavoro. Al riguardo, il Ministro per la pubblica amministrazione ha recentemente fornito indicazioni operative circa l’obbligo per il dipendente pubblico e per chi opera a vario titolo presso la P.A. di segnalare all’amministrazione di provenire da un’area a rischio. In tale quadro il datore di lavoro può invitare i propri dipendenti a fare, ove necessario, tali comunicazioni agevolando le modalità di inoltro delle stesse, anche predisponendo canali dedicati; permangono altresì i compiti del datore di lavoro relativi alla necessità di comunicare agli organi preposti l’eventuale variazione del rischio “biologico” derivante dal Coronavirus per la salute sul posto di lavoro e gli altri adempimenti connessi alla sorveglianza sanitaria sui lavoratori per il tramite del medico competente,come, ad esempio, la possibilità di sottoporre a una visita straordinaria i lavoratori più esposti.
Nel caso in cui, nel corso dell’attività lavorativa, il dipendente che svolge mansioni a contatto con il pubblico (es. URP, prestazioni allo sportello) venga in relazione con un caso sospetto di Coronavirus, lo stesso, anche tramite il datore di lavoro, provvederà a comunicare la circostanza ai servizi sanitari competenti e ad attenersi alle indicazioni di prevenzione fornite dagli operatori sanitari interpellati.
Le autorità competenti hanno, inoltre, già previsto le misure di prevenzione generale alle quali ciascun titolare dovrà attenersi per assicurare l’accesso dei visitatori a tutti i locali aperti al pubblico nel rispetto delle disposizioni d’urgenza adottate.
Pertanto, il Garante, accogliendo l’invito delle istituzioni competenti a un necessario coordinamento sul territorio nazionale delle misure in materia di Coronavirus, invita tutti i titolari del trattamento ad attenersi scrupolosamente alle indicazioni fornite dal Ministero della salute e dalle istituzioni competenti per la prevenzione della diffusione del Coronavirus, senza effettuare iniziative autonome che prevedano la raccolta di dati anche sulla salute di utenti e lavoratori che non siano normativamente previste o disposte dagli organi competenti.
Roma, 2 marzo 2020