Roma, lì data del protocollo
A Elenco indirizzi allegato
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Ministero |
Circolare
Titolo: Sicurezza della Navigazione
Non di serie n. 14/2020
Argomento: Coronavirus (nCov-2019) - Attività di valutazione della conformità per la certificazione degli equipaggiamenti marittimi, con particolare riguardo all’applicazione della direttiva 2014/90/UE (MED) - Disposizioni applicative.
1. Scopo
In considerazione dell’attuale scenario globale determinato dalla pandemia da coronavirus (nCov-2019), la presente Circolare mira a rinnovare specifici principi e stabilire uniformi criteri per consentire - per il tempo che si renderà necessario - l’esecuzione efficace ed affidabile, in “modalità remota”, delle attività previste dalle procedure di valutazione della conformità di cui al D.P.R. 239/2017 di recepimento della direttiva 2014/90/UE.
Quanto sopra, al fine del prosieguo delle attività certificative, a supporto delle attività produttive nel settore degli equipaggiamenti marittimi, nel rispetto delle vigenti normative di settore nonché alla luce delle disposizioni introdotte dalle Autorità governative per limitare quanto più possibile gli spostamenti e gli assembramenti che possono favorire il contagio.
Le disposizioni qui indirizzate sono da ritenersi valide fino a diversa determinazione dello scrivente che sarà veicolata attraverso una Circolare tematica.
2. Premessa
Si premette che, con le Circolari Titolo “Sicurezza della Navigazione” “Non di Serie” nn. 4, 5, 6 e 10 questo Comando generale ha già accettato l’esecuzione di visite/ispezioni a bordo di navi, accertamenti in Commissione e service periodici eseguiti da ditte esterne, in “modalità remota”, subordinando tale opzione alla possibilità di prorogare le scadenze delle pertinenti certificazioni in ragione delle difficoltà che gli operatori economici, gli Organismi di settore e le Autorità di controllo stanno incontrando nella preparazione ed espletamento delle rispettive attività, a garanzia della sicurezza della navigazione latu sensu.
3. Considerazioni
Ciò posto si ritiene opportuno, anche per le attività sottese alla certificazione MED, prevedere la possibilità che le stesse possano essere effettuate “in remoto” - ove necessario e mantenendo valido il soprarichiamato criterio - al fine di garantire la necessaria continuità operativa ed amministrativa nel rispetto delle norme applicabili.
Appare opportuno, altresì, estendere l’applicazione delle presenti disposizioni, mutatis mutandis, a tutte le attività di valutazione della conformità di equipaggiamenti marittimi destinati all’utilizzo a bordo di navi mercantili ed unità da diporto (a titolo di esempio, in applicazione dell’articolo 55 del D.P.R. 435/91 ovvero - per il diporto - discendenti dal D.M. 219/2002).
Per l’anzidetto scopo sono indirizzati, di seguito, i principi ed i criteri cui gli Organismi notificati dovranno conformarsi per svolgere, in “modalità remota”, le attività prescritte da ogni schema di riferimento (es. D.P.R. 239/2017, norme della serie ISO 17000).
4. Disposizioni
Con specifico riferimento al D.P.R. 239/2017 è consentito, per un certificato modulo D1 od E2 esistente, posticipare il termine di esecuzione dell’audit periodico di sorveglianza o prorogare la loro scadenza fino ad un massimo di 3 (tre) mesi; ciò a condizione che la normativa tecnica applicabile ed i presupposti alla base della citata certificazione non siano variati.
Successivamente:
caso 1. Laddove sia stato applicato il differimento della verifica di sorveglianza (certificazione in corso di validità) di uno dei due moduli appena citati, decorsi i 3 (tre) mesi del posticipo, l’audit dovrà essere eseguito:
a) on-site (modalità tradizionale); o, in caso di impossibilità,
b) in “remoto” (in accordo alla procedura in allegato 1).
Caso 2. Laddove sia stata applicata la proroga di uno dei due moduli appena citati il loro successivo rinnovo - che decorrerà dalla data di scadenza del certificato originario - potrà avvenire attraverso una visita:
a) on-site (modalità tradizionale). In tal caso la scadenza del certificato sarà in linea con le previsioni della MarED Approved Recommendation (AR) GEN 006 Rev. 193; o, in caso di impossibilità,
b) in “remoto” (in accordo alla procedura in allegato 1). In tal caso il certificato sarà valido fino ad un termine non eccedente 12 (dodici) mesi.
Di tutte le circostanze qui disciplinate, gli Organismi notificati mantengono adeguate registrazioni da rendere disponibili, su richiesta, a questa Amministrazione.
5. Conclusioni
Eventuali casi particolari meritevoli di attenzione, siano portati all’attenzione di questo Comando generale via PEC4, anticipandone i contenuti attraverso l’e-mail funzionale
IL CAPO REPARTO
CA (CP) Luigi GIARDINO
_______
1 Conformità al tipo basata sulla garanzia della qualità nel processo di produzione.
2 Conformità al tipo basata sulla garanzia di qualità del prodotto.
3 Il documento – disponibile sul portale del MarED (www.mared.org) – rubricato Approved Recommendation as endorsed by COSS 46 November 2019, for application from 4 November 2019 recita, testualmente, Module D and E certificates should be issued for a period of 3 (three) years (ISO 17021 Sept 2015: 9.1.3.2); this period may be extended, under the NB judgment, to a maximum of 5 (five) years.
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Allegato 1
Procedura per l’esecuzione di attività di valutazione della conformità in “modalità remota”.
L’Organismo notificato (di seguito ON) deve sviluppare una dedicata e documentata procedura operativa che, nell’assicurare la rispondenza ai requisiti previsti dalle norme applicabili della serie ISO 17000, tenga in considerazione ed integri almeno i seguenti specifici elementi.
1. Il campo di applicazione, in coerenza con l’autorizzazione e la notifica ricevuta, elenca le attività che si intendono eseguire in modalità remota (es. ispezione, audit, prove).
2. Le attività di valutazione in remoto garantiscono che le decisioni prese dall’ON si basano su dati di fatto debitamente registrati, tali da assicurare soluzioni “alternative” ed un livello di affidabilità equivalente alle valutazioni eseguite in modalità “tradizionale”.
3. La decisione di procedere in modalità “remoto” è presa, caso per caso, a seguito di valutazione di fattibilità.
4. La valutazione di fattibilità, di cui al precedente punto, considera almeno la registrazione all’interno di una specifica evidenza documentale di:
- accettazione, da parte del cliente, della modalità remota;
- inserimento e regolamentazione di tale modalità nell’accordo di certificazione anche in relazione agli aspetti di sicurezza e confidenzialità delle informazioni;
- individuazione e disponibilità, sia presso l’ON che presso il cliente, di strumenti tecnologici di informazione e comunicazione (c.d. ICT) adeguati alle attività da svolgere ed in base alle peculiarità delle verifiche da espletare per finalità, quali, ad esempio: la condivisione di informazioni/documenti in maniera telematica, le riunioni in video conferenza con scambio di documenti/registrazioni in tempo reale, le registrazioni audio/video di evidenze relative ad attività da svolgere ecc.
5. La preparazione del piano di valutazione (piano di audit / di ispezione / di prova) da sviluppare, in maniera dettagliata, prevedendo la documentazione che dovrà essere disponibile ad attività iniziata nonché le registrazioni da acquisire al termine di ogni attività;
6. Le informazioni ed i documenti non determinanti ai fini del buon esito dell’attività che, per diverse ragioni, compresa la riservatezza, non possono essere scambiati o visionati in modalità remota, dovranno essere annotati (es. all’interno di schede rilievo) per essere consultati o acquisiti in un momento successivo.
7. Le specifiche attività previste dai moduli MED sono eseguite nella loro completezza e le evidenze e le registrazioni derivanti sono raccolte ed ordinate in maniera tale da rendere la loro consultazione di facile accesso; le medesime sono indicate all’interno del rapporto di valutazione in aderenza all’attività pianificata, come condotta con gli strumenti ICT utilizzati ed insieme ad un resoconto degli esiti.
8. Le evidenze documentali/registrazioni derivanti dall’utilizzo degli strumenti ITC sono accuratamente conservate e tenute a disposizione delle Autorità di controllo sino a diversa disposizione da parte di questa Amministrazione.
Le pratiche (la certificazione iniziale ovvero quella rinnovata o convalidata) basate su attività eseguite in remoto devono essere, debitamente, identificate per consentire a questa Amministrazione il riesame sulla conformità ai principi ed ai criteri stabiliti dalla presente Circolare nell’ambito del processo di sorveglianza degli Organismi notificati nazionali.